Übersichtliche Inhaltsverzeichnisse sind entscheidend für die professionelle Wirkung eines Dokumentes. Microsoft Word erstellt sie automatisch und passt die Seitenzahlen selbstständig an, wenn du dein Dokument ändern solltest.
Gerade bei sehr langen Dokumenten ist ein übersichtliches Inhaltsverzeichnis das A und O. Allerdings machen Inhaltsverzeichnisse nur dann Sinn, wenn sie auch auf korrekte Seitenzahlen verweisen. Musst du ein Manuskript mehrfach überarbeiten oder regelmäßig ergänzen, ist das Fehlerrisiko bei Inhaltsverzeichnissen sehr hoch.
Microsoft Word erleichtert dir die Arbeit in dieser Hinsicht enorm. Denn nicht nur, dass es komplexe Inhaltsverzeichnisse automatisch erstellen kann. Es aktualisiert sie auf Wunsch auch, wenn du in deinem Dokument eine Änderung vorgenommen hast.
Formatvorlagen sind Vorraussetzung:Damit du in den Genuss automatischer Inhaltsverzeichnisse kommen kannst, ist die Arbeit mit den Formatvorlagen von Microsoft Word Pflicht. Im Zweifelsfall schau noch einmal in den Artikel Word Kurs #3 – Formatvorlagen anwenden und anpassen.
Automatische Inhaltsverzeichnisse erstellen
Das Einfügen eines automatischen Inhaltsverzeichnisses ist ein Kinderspiel. Bewege zuerst deinen Cursor an die Stelle deines Manuskriptes, an der dein Inhaltsverzeichnis eingefügt werden soll. Im Anschluss wählst du in deinem Hauptmenü den Reiter Verweise. Dort klickst du ganz links außen auf das Symbol Inhaltsverzeichnis.
Im Anschluss öffnet sich ein Auswahlfenster, das dir bereits verschiedene Tabellen-Layouts zur Auswahl anbietet. Für den Anfang empfehle ich dir, einen dieser Vorschläge zu wählen.
Bist du in der Anwendung sicher, probiere dich ruhig auch in der Gestaltug eigener Inhaltsverzeichnisse aus, indem du unter den vorlayoutierten Verzeichnissen auf den Menüpunkt Benutzerdefiniertes Inhaltsverzeichnis klickst.
Hast du dich für ein Layout entschieden, erscheint das Inhaltsverzeichnis bereits an deiner aktuellen Cursorposition in deinem Manuskript. Bleibt dein Inhaltsverzeichnis leer, liegt das wahrscheinlich daran, dass du deinen Text nicht anhand der Formatvorlagen formatiert hast. In diesem Fall lies bitte erst noch einmal die vorangehende Folge dieses Word Kurses.
Das Inhaltsverzeichnis aktualisieren
Nimmst du nun Änderungen an deinem Text vor, kannst du dein Inhaltsverzeichnis von Microsoft Word automatisch anpassen lassen.
Gehe dazu einfach an die entsprechende Stelle in deinem Manuskript, an der sich dein Inhaltsverzeichnis befindet. Klicke das Inhaltsverzeichnis mit der Maus an, um es auszuwählen. Nun drückst du die Taste F9.
Im Anschluss wird dich Microsoft Word fragen, ob es nur die Seitenzahlen oder das gesamte Inhaltsverzeichnis aktualisieren soll.
Hat sich an der Struktur deines Dokumentes nichts geändert und sind alle Überschriften gleich geblieben, genügt die Auswahl Nur Seitenzahlen aktualisieren.
Betreffen deine Änderungen auch die Struktur des Dokumentes oder die Überschriften an sich, wähle den Punkt Gesamtes Verzeichnis aktualisieren. Da bei diesem Befehl mitunter auch von dir im Nachhinein geänderte Schriftarten im Inhaltsverzeichnis verloren gehen, rate ich dir, das gesamte Verzeichnis nur dann zu aktualisieren, wenn es wirklich zwingend notwendig ist.
Navigieren mit automatischen Inhaltsverzeichnissen
Neben der optischen hat das automatische Inhaltsverzeichnis auch eine praktische Funktion. Innerhalb deines Word-Dokumentes und auch im PDF-Format (in das Microsoft Word problemlos exportieren kann) funktionieren die Einträge im automatischen Inhaltsverzeichnis wie Webseitenlinks. Das heißt: Klickst du auf die jeweilige Seitenzahl, springt dein Dokument direkt an die entsprechende Position innerhalb des Dokumentes.
Lies im Word Kurs #5: Kopfzeilen und Fußzeilen
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